3 minutes reading time (648 words)

Problem z zarządzaniem dokumentacją i jej obiegiem w projektach budowlanych

blog opentree arykul

W bardzo wielu firmach tworzących różnego rodzaju dokumenty i rysunki, po pewnym czasie z powodu narastającej ilości tworzonych plików, pojawia się problem z ich zarządzaniem. Temat ten jest często niedostrzegany przez producentów oprogramowania, ponieważ przeważnie skupiają się one na rozwiązaniach, które „przyciągają uwagę”, w których efekt widoczny jest gołym okiem.

Na rynku CAD/BIM relatywnie łatwo można znaleźć wiele rozwiązań, które można w łatwy sposób opakować, jednak problematyka zarządzania dokumentacją jest pomijana. Zakupy oprogramowania często mają sprawić, by dana firma posiadła zdolności, które umożliwią jej realizowanie nowych kontraktów (np. wejście w 3D/BIM). Jednak często okazuje się, że ten efekt nie jest osiągany. To dlatego, że za zmianą technologiczną nie idą zmiany realnych zdolności biura projektowego.

Nowoczesne narzędzia do projektowania mają swoje niebagatelne korzyści, jednak projekty realizowane przy ich użyciu często wymagają innego podejścia w zakresie pozostałych obszarów, które są codziennością dla firmy projektowej. Sam zakup drogiego narzędzia nie zapewnia nam zdolności, tego typu nowoczesne rozwiązania wymagają zaplecza – można powiedzieć – logistyki, bez niej nie uzyskamy pełnej możliwej marży, którą produkt miał nam zapewnić. Wielkim nieobecnym w tym momencie staje się standaryzacja oraz zarządzanie dokumentacją.

W tym artykule chciałbym zwrócić szczególną uwagę na ten właśnie problem.
Na wstępie subiektywnie wymienię zadania z jakimi spotyka się biuro projektowe:
1. Tworzenie nowych oraz powrót do już zakończonych projektów
2. Przygotowanie struktur folderowych dla nowych projektów
3. Tworzenie dużej ilości plików powstających w różnych oprogramowaniach
4. Duża liczba wykorzystywanych formatów plików wynikająca ze zróżnicowanego portfela programów
5. Konieczność ręcznej archiwizacji plików na poszczególnych etapach prac
6. Wyszukiwanie plików w aktualnych oraz archiwalnych projektach
7. Wykorzystywanie starych plików jako szablonów pod nowe dokumenty lub rysunki
8. Szkolenie nowych pracowników z firmowego systemu nazewnictwa
9. Sprawdzanie poprawności nazewnictwa dla nowo utworzonych plików
10. Weryfikacja poprawności dokumentów oraz rysunków
11. Weryfikacja czy wysyłany dokument/rysunek jest w swojej najaktualniejszej wersji
12. Generowanie plików PDF
13. Generowanie plików 

Powyższa lista jasno wskazuje na potrzebę wykorzystania jakiegoś środowiska pracy.
Aktualnie takim środowiskiem pracy w większości biur projektowych jest Microsoft Windows. Niestety na potrzeby zarządzania dokumentami jest on środowiskiem pozwalającym na niebagatelną dowolność. Wystarczy przeglądnąć dowolny projekt, by zauważyć, że już na poziomie struktury folderowej mamy różnice, a nazwy plików w „najaktualniejszej” wersji prześcigają się w ilościach dopisków w nazwie mówiących „że ten jest aktualniejszy lub bardziej aktualny od innego” (np.budynek__data_aktualny).

Ta dowolność nie ogranicza pracowników, nie narzuca schematów, ale za to sprzyja tworzeniu nieładu, który z czasem narasta. Tego typu nawarstwienia mogą dotyczyć zarówno różnorodnych struktur folderowych, jak i nazw odzwierciedlających kolejne wersje plików, przez co odnalezienie pliku w przyszłości będzie czasochłonne. Przechodzenie pomiędzy folderami projektu archiwalnego i dowiadywanie się, że poszczególne foldery są puste, też zwiększa czas poszukiwań odpowiedniego pliku.

Wiele firm dostrzegło problem zbytniej dowolności oferowanej przez standardowe struktury folderowe. Kierujący projektami zwracają uwagę na to, by system miał ograniczenia w zakresie tworzonych, importowanych, usuwanych oraz edytowanych plików, nadawaniu uprawnień do danych folderów, jednolitych i powtarzalnych struktur projektu, w którym łatwo będzie odnaleźć poszukiwane dokumenty.

To jest tylko wierzchołek góry lodowej, jednak odpowiedzią na te problemy są rozwiązania EDMS (Electronic Document Management Systems) czasem określane także mianem DMS-ów (Document Management Systems). Narzędzia takie stanowią swoiste środowisko pracy dla biura projektowego. Są to narzędzia wykorzystywane wewnętrznie w organizacji celem standaryzacji, uszczelnienia i uporządkowania dokumentacji roboczej, zanim opuści firmę i na przykład zostanie udostępniona do stosowanego na projekcie systemu CDE (Common Data Environment – po stronie Zamawiającego).

Systemy EDMS dedykowane biurom projektowym posiadają szereg unikalnych zdolności takich jak:

  • zarządzanie dowolnymi rodzajami formatów plików,
  • integracje pomiędzy rozwiązaniami CAD/BIM a systemem zarządzania (śledzenie zmieniającej się rewizji i innych parametrów zarówno w systemie EDMS, jak i wewnątrz dokumentu czy tabelki rysunkowej)
  • zapewnienie przewidywdalności struktur, nadawanie uprawnień, automatyzację nazewnictwa oraz obieg dokumentacji. Przy czym trzeba nadmienić, że takie systemy wymagają posiadania własnego standardu firmowego dotyczącego folderów, nazewnictw obiegu dokumentów. Jednakże mogą być z łatwością zaadaptowane do wymogów przedstawianych przez Zamawiających lub wprost pod wymogi wynikające z norm BIM ISO 19650.
5
Definiowanie przekrojów użytkownika w Advance Desi...
Advance Design 2023 - Nowy rodzaj podpór
Comment for this post has been locked by admin.
 

By accepting you will be accessing a service provided by a third-party external to https://www.graitec.pl/

Autodesk

Nasza strona www używa plików cookies w celu usprawnienia działania witryny. Ponadto używamy plików cookies do celów analitycznych i reklamowych. Kliknij Polityka Prywatności, aby dowiedzieć się więcej. Kliknij „Zgadzam się”, aby ta informacja nie pojawiała się więcej.